La création d’une SASU pour exercer une activité de transport de personnes avec chauffeur représente un choix stratégique pour de nombreux entrepreneurs du secteur VTC. Cette forme juridique offre une flexibilité remarquable tout en garantissant une protection patrimoniale optimale. L’essor du marché du transport privé, estimé à plus de 2,8 milliards d’euros en France en 2023, attire de plus en plus d’entrepreneurs vers cette activité réglementée. Cependant, la création d’une SASU VTC implique le respect d’obligations spécifiques qui dépassent largement les formalités traditionnelles de constitution d’une société. Entre les exigences légales liées au transport de personnes et les contraintes administratives propres au statut SASU, les démarches s’avèrent particulièrement complexes et nécessitent une approche méthodique pour garantir une mise en conformité totale.
Statut juridique SASU pour activité VTC : conditions d’éligibilité et critères légaux
Le choix du statut SASU pour une activité VTC nécessite de remplir des conditions strictes définies par le Code des transports et le Code de commerce. Les entrepreneurs doivent notamment être âgés d’au moins 21 ans et justifier d’une honorabilité professionnelle irréprochable. Cette exigence d’âge, spécifique au transport de personnes, dépasse celle requise pour la création classique d’une SASU, généralement fixée à 18 ans pour les autres activités commerciales.
La capacité financière constitue un autre critère déterminant pour l’obtention de l’autorisation d’exercer. L’entrepreneur doit démontrer une capacité de financement d’au moins 1 500 euros par véhicule exploité, attestée par une garantie bancaire ou une caution personnelle. Cette obligation vise à assurer la pérennité financière de l’entreprise et la protection des usagers en cas de défaillance.
L’inscription au registre des exploitants VTC représente une étape fondamentale qui conditionne l’exercice légal de l’activité. Cette inscription, d’une durée de validité de cinq ans renouvelables, coûte 170 euros et doit être effectuée après l’immatriculation de la SASU au registre du commerce et des sociétés. Le non-respect de cette obligation expose l’entrepreneur à des sanctions pénales pouvant atteindre 15 000 euros d’amende et un an d’emprisonnement.
Formalités administratives obligatoires : dépôt de dossier au greffe du tribunal de commerce
La création d’une SASU VTC implique un processus administratif rigoureux qui débute par la constitution d’un dossier complet destiné au greffe du tribunal de commerce. Ce dossier doit contenir l’ensemble des documents justificatifs requis pour l’immatriculation, notamment les statuts signés, l’attestation de dépôt des fonds, la déclaration de non-condamnation du dirigeant et l’attestation de capacité professionnelle VTC. Le délai d’instruction varie généralement entre 8 et 15 jours ouvrés, sous réserve de la complétude du dossier.
Les frais d’immatriculation s’élèvent à 37,45 euros pour l’inscription au registre du commerce et des sociétés, auxquels s’ajoutent 21,41 euros pour la déclaration des bénéficiaires effectifs. Ces montants, fixés par décret, sont susceptibles d’évolutions annuelles et doivent être acquittés lors du dépôt du dossier. L’obtention de l’extrait K-bis, véritable carte d’identité de l’entreprise, matérialise l’aboutissement de cette procédure d’immatriculation.
Constitution du capital social minimum et modalités de libération des apports
Contrairement aux idées reçues, la SASU VTC ne requiert aucun capital social minimum légal, permettant théoriquement une constitution avec un euro symbolique. Cependant, la pratique professionnelle recommande fortement un capital substantiel pour crédibiliser l’entreprise auprès des partenaires financiers et assurer une trésorerie de démarrage suffisante. Un capital compris entre 5 000 et 15 000 euros apparaît comme un montant raisonnable pour une activité VTC en phase de lancement.
La libération des apports en numéraire peut être échelonnée dans le temps, avec une obligation de versement d’au moins 50% du montant lors de la constitution, le solde devant être libéré dans les cinq années suivant l’immatriculation. Cette souplesse permet aux entrepreneurs de préserver leur trésorerie personnelle tout en respectant leurs engagements statutaires. Les apports en nature, notamment les véhicules destinés à l’exploitation, doivent faire l’objet d’une évaluation par un commissaire aux apports si leur valeur dépasse 30 000 euros ou représente plus de la moitié du capital social.
Rédaction des statuts SASU avec clauses spécifiques transport de personnes
Les statuts d’une SASU VTC doivent impérativement mentionner l’objet social de manière précise, en faisant référence au transport de personnes au moyen de véhicules de tourisme avec chauffeur. Cette formulation technique conditionne l’obtention des autorisations d’exploitation et doit respecter la terminologie légale définie par le Code des transports. L’objet social peut être élargi à des activités connexes comme la location de véhicules avec chauffeur pour événements ou le transport de marchandises légères, sous réserve des autorisations correspondantes.
Les clauses relatives aux pouvoirs du président doivent être adaptées aux spécificités de l’activité VTC, notamment pour les relations avec les autorités préfectorales, la gestion du personnel de conduite et la souscription des assurances professionnelles obligatoires. La durée de la société est généralement fixée à 99 ans, durée maximale autorisée, pour éviter les formalités de prorogation. L’adresse du siège social doit être précisément indiquée, car elle détermine la compétence territoriale pour les démarches administratives liées à l’exploitation VTC.
Nomination du président et définition des pouvoirs de représentation légale
Le président de la SASU VTC assume des responsabilités particulières liées à la nature réglementée de l’activité. Il doit nécessairement détenir la carte professionnelle VTC s’il souhaite exercer personnellement l’activité de conduite, ou s’assurer que l’ensemble des chauffeurs employés possèdent les qualifications requises. Cette exigence implique une vigilance constante sur la validité des cartes professionnelles et le respect des formations continues obligatoires.
Les pouvoirs du président en matière de représentation légale doivent être définis avec précision dans les statuts, particulièrement pour les relations avec les administrations compétentes (préfecture, DREAL, URSSAF). Cette définition claire évite les blocages administratifs et facilite les démarches de renouvellement des autorisations d’exploitation. Le président peut déléguer certains pouvoirs à des tiers, notamment pour la gestion quotidienne des véhicules et du personnel, sous réserve d’en informer les autorités compétentes.
Déclaration de domiciliation sociale et justificatifs d’adresse du siège
La domiciliation de la SASU VTC revêt une importance stratégique car elle détermine la compétence territoriale des autorités de contrôle et influence les conditions d’exploitation. Le siège social peut être établi au domicile du dirigeant, dans des locaux loués ou acquis, ou auprès d’une société de domiciliation agréée. Cette dernière solution, moyennant un coût annuel de 200 à 800 euros, présente l’avantage de séparer clairement l’adresse professionnelle de l’adresse personnelle.
Les justificatifs requis varient selon le mode de domiciliation choisi : bail commercial ou quittance de loyer pour des locaux loués, titre de propriété pour des locaux acquis, ou contrat de domiciliation pour un service spécialisé. Dans le cas d’une domiciliation au domicile personnel, une déclaration sur l’honneur suffit, accompagnée d’un justificatif de domicile récent. L’adresse du siège social doit être communiquée à la préfecture lors de l’inscription au registre VTC et toute modification ultérieure nécessite une déclaration préalable.
Obtention de la carte professionnelle VTC auprès de la préfecture
L’obtention de la carte professionnelle VTC constitue un préalable absolu à l’exercice de l’activité, que ce soit pour le président de la SASU ou pour les chauffeurs salariés. Cette carte, délivrée par le préfet du département de résidence, atteste de la qualification professionnelle et de l’aptitude à exercer le métier de chauffeur VTC. Sa validité de cinq ans impose un renouvellement régulier accompagné d’une formation continue de mise à niveau de 14 heures minimum.
Le processus d’obtention nécessite la constitution d’un dossier complet comprenant des pièces d’identité, des justificatifs de formation, un certificat médical et un extrait de casier judiciaire. Les délais de traitement varient considérablement selon les préfectures, allant de 15 jours à trois mois, ce qui impose une anticipation importante dans la planification du lancement de l’activité. La carte professionnelle coûte 57,60 euros et doit être renouvelée avant son expiration sous peine d’interdiction d’exercer.
Formation obligatoire de 250 heures ou examen théorique VTC
La qualification professionnelle peut être acquise selon deux modalités principales : une formation complète de 250 heures dispensée par un organisme agréé ou la réussite à un examen théorique et pratique organisé par la chambre des métiers et de l’artisanat. La formation, d’un coût moyen de 2 000 à 3 500 euros, couvre l’ensemble des compétences nécessaires : réglementation des transports, gestion d’entreprise, relation clientèle, sécurité routière et langue anglaise.
L’examen VTC, alternative à la formation longue, comprend une épreuve théorique de quatre heures portant sur sept matières et une épreuve pratique de conduite et d’accueil client. Le taux de réussite moyen avoisine 45% lors de la première présentation, ce qui explique le recours fréquent aux stages de préparation de 35 à 105 heures. Les candidats titulaires d’un diplôme de transport ou justifiant d’une expérience professionnelle dans le secteur peuvent bénéficier d’équivalences partielles.
Visite médicale préfectorale et certificat d’aptitude physique
L’aptitude physique à exercer l’activité de chauffeur VTC doit être attestée par un certificat médical établi par un médecin agréé par la préfecture. Cette visite médicale, d’un coût de 35 à 50 euros, évalue plusieurs critères : acuité visuelle, capacités auditives, coordination motrice , absence de pathologies incompatibles avec la conduite professionnelle et état psychologique général. Le certificat d’aptitude a une durée de validité de cinq ans pour les conducteurs de moins de 60 ans et de deux ans au-delà.
Les critères d’aptitude sont particulièrement stricts pour l’activité VTC, notamment en matière de vision (acuité minimale de 5/10 pour chaque œil) et d’audition (seuil auditif inférieur à 40 décibels). Certaines pathologies comme l’épilepsie, les troubles cardiaques graves ou les affections psychiatriques chroniques constituent des contre-indications absolues. Le médecin agréé peut demander des examens complémentaires spécialisés si l’état de santé du candidat le justifie.
Casier judiciaire bulletin n°2 et conditions d’honorabilité professionnelle
L’honorabilité professionnelle, condition sine qua non de l’exercice VTC, s’apprécie au regard du bulletin n°2 du casier judiciaire qui doit être vierge de certaines condamnations. Les infractions incompatibles incluent les délits de transport illégal de personnes, les condamnations pour violences, les infractions routières graves et les atteintes aux biens. Cette exigence d’honorabilité s’étend aux dirigeants de la SASU, même s’ils n’exercent pas directement l’activité de conduite.
Certaines condamnations peuvent faire l’objet d’une réhabilitation automatique après un délai de cinq à dix ans selon leur nature, permettant ainsi une seconde chance aux candidats. La procédure d’effacement anticipé du casier judiciaire peut être sollicitée auprès du tribunal correctionnel pour les contraventions et délits mineurs. En cas de doute sur l’interprétation du casier judiciaire, la préfecture peut saisir le procureur de la République pour avis consultatif.
Assurance responsabilité civile professionnelle transport de personnes
La souscription d’une assurance responsabilité civile professionnelle spécifique au transport de personnes constitue une obligation légale incontournable pour l’exercice VTC. Cette assurance, distincte de l’assurance automobile classique, couvre les dommages corporels et matériels causés aux passagers ainsi que la responsabilité civile de l’exploitant. Les garanties minimales sont fixées à 1,5 million d’euros par sinistre et par victime pour les dommages corporels.
Le coût annuel de cette assurance varie de 800 à 2 500 euros selon l’expérience du conducteur, le nombre de véhicules assurés et l’étendue des garanties souscrites. Les assureurs spécialisés proposent des formules adaptées incluant la protection juridique, l’assistance dépannage 24h/24 et la garantie perte d’exploitation en cas d’immobilisation du véhicule. Le défaut d’assurance expose l’exploitant à une amende de 3 750 euros et à la suspension de l’autorisation d’exercer.
Immatriculation véhicule et conformité réglementaire VTC
L’immatriculation des véhicules VTC obéit à des règles spécifiques qui dépassent largement les formalités classiques d’immatriculation automobile. Chaque véhicule destiné à l’exploitation VTC doit faire l’objet d’une déclaration préalable auprès de la préfecture, accompagnée de justificatifs prouvant sa conformité aux normes réglementaires. Cette déclaration, gratuite mais obligatoire, conditionne la délivrance de
la vignette réglementaire VTC permettant la circulation en activité de transport de personnes.
Vignette distinctive VTC et marquage réglementaire du véhicule
La vignette distinctive VTC, de couleur rouge et aux dimensions standardisées de 9 cm sur 6 cm, doit être apposée de manière visible sur le pare-brise avant du véhicule. Cette signalétique obligatoire, fournie par la préfecture contre paiement de 35 euros, permet aux forces de l’ordre et aux usagers d’identifier immédiatement un véhicule autorisé au transport de personnes. L’emplacement précis de la vignette est réglementé : angle inférieur gauche du pare-brise côté conducteur, sans obstruction de la visibilité. Le défaut d’affichage expose le conducteur à une contravention de 4ème classe d’un montant de 135 euros.
Le marquage du véhicule ne se limite pas à la vignette réglementaire puisque certaines préfectures imposent des prescriptions complémentaires comme l’affichage du numéro d’immatriculation VTC sur les portières ou la pose d’un gyrophare amovible pour les services nocturnes. Ces exigences locales, variables selon les départements, doivent être vérifiées auprès de la préfecture compétente lors de l’inscription au registre VTC. La personnalisation esthétique du véhicule reste autorisée sous réserve de ne pas porter atteinte à la lisibilité de la signalétique obligatoire.
L’usage de dispositifs lumineux extérieurs similaires à ceux des taxis demeure strictement interdit pour éviter toute confusion avec le service public de transport. Cette interdiction concerne notamment les enseignes lumineuses « TAXI », les voyants orange clignotants et les équipements sonores d’appel. La violation de cette interdiction constitue un délit de concurrence déloyale passible d’amendes pouvant atteindre 15 000 euros et de la suspension de l’autorisation d’exercer.
Contrôle technique renforcé et visites périodiques obligatoires
Les véhicules VTC sont soumis à un régime de contrôle technique renforcé avec une périodicité annuelle, contrairement aux véhicules particuliers contrôlés tous les deux ans. Cette obligation vise à garantir un niveau de sécurité optimal pour le transport rémunéré de passagers et s’applique dès la première année de mise en service du véhicule en activité VTC. Le contrôle technique doit être effectué dans un centre agréé et le procès-verbal de conformité doit être conservé à bord du véhicule pour présentation lors des contrôles routiers.
Les points de contrôle spécifiques au transport de personnes incluent l’état des systèmes de freinage, la géométrie et l’équilibrage des roues, le fonctionnement des équipements de sécurité (ceintures, appuie-tête, éclairage) et l’étanchéité des circuits de carburant. Le coût du contrôle technique annuel, compris entre 70 et 100 euros, constitue une charge d’exploitation récurrente à intégrer dans le business plan de la SASU VTC. En cas de contre-visite, les réparations doivent être effectuées sous 15 jours et le véhicule ne peut être utilisé pour l’activité VTC pendant cette période.
La tenue d’un carnet d’entretien détaillé est fortement recommandée pour tracer les interventions mécaniques et anticiper les défaillances potentielles. Ce document, bien que non obligatoire, facilite les relations avec les assureurs en cas de sinistre et démontre le sérieux de l’exploitant lors des contrôles administratifs. Les grandes révisions constructeur doivent être respectées scrupuleusement car leur négligence peut entraîner l’annulation des garanties et compromettre la sécurité des passagers.
Équipements de sécurité : extincteur, trousse de secours et éthylotest
L’équipement réglementaire des véhicules VTC comprend obligatoirement un extincteur à poudre ABC de 2 kg minimum, fixé solidement et accessible au conducteur sans quitter son siège. Cet extincteur, d’un coût de 40 à 80 euros, doit faire l’objet d’une vérification annuelle par un organisme agréé et son remplacement est requis tous les 10 ans même en l’absence d’utilisation. L’emplacement préconisé se situe sous le siège conducteur ou dans un support mural latéral, toujours visible et signalé par un pictogramme.
La trousse de secours, conforme à la norme NF S 71-511, doit contenir un minimum de matériel de premiers soins : pansements, compresses stériles, bandes de contention, antiseptique, ciseaux et gants de protection. Cette trousse, renouvelée annuellement pour un coût de 25 à 40 euros, doit être facilement accessible en cas d’urgence et son contenu vérifié régulièrement pour s’assurer de l’intégrité des produits périssables. Une formation aux gestes de premiers secours, bien que non obligatoire, renforce significativement la sécurité des passagers et la crédibilité professionnelle du chauffeur.
L’éthylotest antidémarrage, obligatoire pour les véhicules de transport en commun, n’est pas requis pour les VTC mais sa présence volontaire constitue un gage de professionnalisme. En revanche, la possession d’éthylotests jetables reste conseillée pour l’auto-contrôle du conducteur, particulièrement après des pauses repas ou lors de services tardifs. La tolérance zéro en matière d’alcoolémie pour les conducteurs professionnels rend cet équipement préventif particulièrement utile.
Obligations comptables et fiscales SASU VTC : régime d’imposition des bénéfices
La SASU VTC est soumise de plein droit au régime de l’impôt sur les sociétés (IS) avec un taux réduit de 15% sur les premiers 42 500 euros de bénéfices annuels, puis 25% au-delà de ce seuil. Cette imposition s’applique au niveau de la société sur le résultat net après déduction de l’ensemble des charges d’exploitation, y compris la rémunération du président dirigeant. L’option pour le régime des sociétés de personnes (impôt sur le revenu) demeure possible pendant les cinq premiers exercices sous certaines conditions de chiffre d’affaires et d’effectif.
La tenue d’une comptabilité complète s’impose avec l’établissement obligatoire des comptes annuels comprenant le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Ces documents doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce dans les sept mois suivant la clôture de l’exercice, accompagnés du rapport de gestion si le chiffre d’affaires dépasse 8 millions d’euros. Le non-respect de cette obligation expose la société à une astreinte de 1 500 euros par mois de retard et peut entraîner la dissolution judiciaire de la société.
La TVA s’applique au taux normal de 20% sur les prestations de transport VTC, avec possibilité de déduction sur les achats professionnels (carburant, entretien, assurances). Cette récupération de TVA constitue un avantage significatif par rapport au statut de micro-entrepreneur et permet d’optimiser la trésorerie de l’entreprise. Les déclarations mensuelles ou trimestrielles selon le chiffre d’affaires doivent être transmises par voie dématérialisée via le portail fiscal professionnel.
Les amortissements des véhicules d’exploitation obéissent à des règles fiscales spécifiques avec un plafond déductible de 18 300 euros pour les véhicules thermiques et 30 000 euros pour les véhicules électriques ou hybrides. Cette différenciation fiscale incite fortement à l’adoption de véhicules propres pour optimiser la déductibilité des investissements. La durée d’amortissement standard s’établit sur 4 à 5 ans en mode linéaire, mais l’amortissement dégressif reste autorisé pour les véhicules neufs.
Déclarations sociales et cotisations dirigeant : régime général de la sécurité sociale
Le président de SASU VTC relève du statut d’assimilé salarié et bénéficie de la protection sociale du régime général de la sécurité sociale, sous réserve de percevoir une rémunération de sa société. Cette affiliation ouvre droit aux prestations maladie-maternité, aux allocations familiales, à la retraite de base et complémentaire, mais exclut l’assurance chômage réservée aux salariés sous contrat de travail. Les cotisations sociales représentent environ 82% de la rémunération nette, taux élevé mais justifié par l’étendue de la protection sociale accordée.
La déclaration sociale nominative (DSN) doit être transmise mensuellement à l’URSSAF, même en l’absence de rémunération du dirigeant, pour maintenir l’affiliation au régime général. Cette obligation administrative, souvent négligée par les entrepreneurs débutants, conditionne le maintien des droits sociaux et l’accès aux prestations. Le défaut de déclaration expose la société à des majorations de retard de 10% et peut entraîner la radiation du dirigeant du régime général.
Les dividendes versés à l’associé unique échappent aux cotisations sociales jusqu’à un seuil de 10% du capital social augmenté des primes d’émission et des sommes versées en compte courant d’associé. Au-delà de ce seuil, la fraction excédentaire supporte les cotisations sociales au taux de 17,2% (CSG-CRDS et prélèvements sociaux). Cette optimisation fiscale et sociale nécessite un arbitrage permanent entre rémunération et distribution de dividendes selon la rentabilité de l’activité.
La médecine du travail ne s’applique pas au président de SASU, contrairement aux chauffeurs salariés qui doivent bénéficier d’un suivi médical renforcé en raison de l’activité de conduite professionnelle. Cette surveillance médicale, prise en charge par l’employeur, comprend une visite d’embauche, des examens périodiques et des contrôles d’aptitude spécifiques. Le coût annuel de ce suivi médical, estimé à 150 euros par salarié, constitue une charge sociale obligatoire à intégrer dans les coûts de personnel.
La formation professionnelle continue représente une obligation légale avec un taux de cotisation de 1% de la masse salariale versée au fonds de formation des salariés du transport. Cette contribution, mutualisée au niveau de la branche professionnelle, finance les formations de mise à niveau des chauffeurs et l’adaptation aux évolutions réglementaires. Le plan de formation annuel, bien que non obligatoire pour les petites structures, constitue un investissement stratégique pour maintenir la qualité de service et la compétitivité de l’entreprise.